1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Doctoral Candidates Management Portal der Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik
2. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Ludwig-Maximilians-Universität München
gesetzlich vertreten durch den Präsidenten
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Zuständiger Organisationsbereich für die Datenverarbeitung:
Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik der Ludwig-Maximilians-Universität München
Theresienstraße 39
80333 München
Telefon: +49 (0)89 2180 4503
E-Mail: dekanat16@lmu.de
3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Telefon: +49 (0)89 2180 2414
Kontaktformular: https://www.lmu.de/datenschutz
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet
- für die Verwaltung und Durchführung der Promotion an der Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik,
- für statistische Zwecke und für Berichtszwecke,
- zur Durchführung der Hochschulwahlen,
- zur Sicherstellung mitgliedschaftlicher Rechte und Pflichten.
Ihre Daten werden verarbeitet zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht und von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der LMU gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG, Art. 97 Abs. 4 i.V.m. Art. 87 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6 und 12 BayHIG, § 3 Abs. 5 Nr. 4 und § 5 HStatG in der jeweils geltenden Fassung, der Promotionsordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für die Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik vom 12. Juli 2011 einschließlich Änderungssatzungen, § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München vom 11. Februar 2019 in der jeweils geltenden Fassung, Art. 26 Abs. 1 Bay DSG, Art. 4, 10 BayArchivG, Art. 19 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 BayHIG.
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich insbesondere aus Art. 97 Abs. 4 BayHIG bzw. § 3 Abs. 5 Nr. 4 und § 5 HStatG bzw. der Promotionsordnung der Ludwig-Maximilians-Universität München für die Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik vom 12. Juli 2011 einschließlich Änderungssatzungen sowie – soweit maßgebend – § 4 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 der Immatrikulations-, Rückmelde- und Exmatrikulationssatzung der Ludwig-Maximilians-Universität München. Die Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik benötigt Ihre Daten, um die Promotion zu verwalten und durchzuführen und ggf. statistische Anforderungen erfüllen zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Ihre Anträge nicht bearbeitet werden.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden, soweit erforderlich,
- der Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik,
- ggf. im Rahmen von Prüfungen den jeweils beteiligten Wissenschaftler/innen anderer Hochschulen und Forschungseinrichtungen im In- und Ausland, die prüfungsberechtigt sind nach Art. 85 Abs. 1 Satz 2 BayHIG i.V.m. der HSchPrüferV,
- der Zentralen Universitätsverwaltung der Ludwig-Maximilians-Universität München (für die IT-Administration, zum Erstellen von Statistiken und zur Durchführung der Hochschulwahlen),
- dem Auftragsverarbeiter OpenCampus GmbH, Werner-Eckert-Str. 4, 81829 München im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages,
- dem Bayerischen Landesamt für Statistik (Datenweitergabe in pseudonymisierter Form) und
- ggf. dem Universitätsarchiv zur Erfüllung der Archivierungspflicht
übermittelt bzw. bereitgestellt. Eine Weitergabe an Dritte oder in ein Drittland erfolgt nicht, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung hierzu.
6. Informationen zur Datenverarbeitung
a) Datensicherheit
Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.
b) Verwendung von aktiven Komponenten und Cookies
Im Informationsangebot der LMU werden JavaScript-Anwendungen verwendet, hauptsächlich für navigatorische Elemente, z.B. feldabhängige Sichtbarkeiten in Kontaktformularen. Dabei werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Die Verwendung dieser Funktionalitäten kann durch Einstellung Ihres Browserprogramms ausgeschaltet werden. Durch die Abschaltung kann die Darstellung einiger Elemente beeinträchtigt sein.
In diesem Webauftritt werden sogenannte „Cookies“ verwendet, die dazu dienen, die Online-Erfahrung und Online-Zeit des Nutzers individuell auszugestalten und zu optimieren. Ein Cookie ist eine Textdatei, die entweder temporär im Arbeitsspeicher des Computers abgelegt („Session-Cookie“) oder auf der Festplatte gespeichert wird („permanenter Cookie“). Cookies enthalten z.B. Informationen über die bisherigen Zugriffe des Nutzers auf den entsprechenden Server bzw. Informationen darüber, welche Angebote bisher aufgerufen wurden.
In diesem Webauftritt werden sowohl Session-Cookies als auch permanente Cookies verwendet.
Session-Cookies:
Session-Cookies werden zur Login-Authentifizierung und zum Load-Balancing (Ausgleich der System-Belastung) verwendet. Sie werden nicht auf der Festplatte des Nutzers gespeichert. Mit dem Schließen des Browsers werden sie gelöscht.
Permanente Cookies:
Permanente Cookies dienen dazu, die persönlichen Nutzungseinstellungen, die ein Nutzer bei der Nutzung der Services eingibt, zu speichern, so dass eine Personalisierung und Verbesserung der Services vorgenommen werden kann. Durch die permanenten Cookies wird sichergestellt, dass der Nutzer bei einem erneuten Besuch dieser Webseiten seine persönlichen Einstellungen wieder vorfindet. Diese Dienste speichern die vom Cookie übermittelten Daten ausschließlich anonym. Eine Zuordnung zur IP-Adresse des Nutzers wird nicht vorgehalten.
Cookie in diesem Webauftritt:
- Drupal.tableDrag.showWeight (zur Speicherung der Präferenzen bezüglich der Benutzeroberfläche)
Vermeidung von Cookies:
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, das Setzen von Cookies abzulehnen. Dies geschieht in der Regel durch die Wahl der entsprechenden Option in den Einstellungen des Browsers oder durch zusätzliche Programme. Näheres ist der Hilfe-Funktion des vom Nutzer verwendeten Browsers zu entnehmen. Entscheidet sich der Nutzer für die Ausschaltung von Cookies, kann dies den Leistungsumfang des Services mindern und sich bei der Nutzung der Dienste dieser Webseiten negativ bemerkbar machen.
c) Protokollierung und Erstellung von Logfiles
Wegen aufgetretener sicherheitsrelevanter Ereignisse, z.B. durch versuchte Hackerangriffe, werden bei jedem Zugriff auf alle zentral gehosteten Webseiten relevante Zugriffsdaten gespeichert. Die gespeicherten Daten werden zu Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe, für die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Internetseite auf den Internetserver und - in anonymisierter Form - zur Optimierung des Internetangebotes verwendet.
Eine vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist auch erforderlich, um eine Auslieferung der Internetseite der LMU an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse auch für die Dauer der Nutzung der Sitzung gespeichert bleiben. Eine Speicherung zusammen mit anderen personenbezogenen Daten an der LMU findet nicht statt.
Je nach verwendetem Zugriffsprotokoll beinhaltet der Protokolldatensatz Angaben mit folgenden Inhalten:
- IP-Adresse des anfordernden Rechners
- Datum und Uhrzeit der Anforderung
- vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
- vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (Dateiname etc.)
- Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt etc.)
- Name der angeforderten Datei
- URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
- Informationen zum Browsertyp
- Betriebssystem des Nutzers
- Internetseiten, von denen das System des Nutzers auf die Internetseite der LMU gelangt
- Internetseiten, die über die Internetseiten der LMU aufgerufen werden.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die vorübergehende Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 6 Abs. 1 BayDSG, Art. 24, 32 DSGVO, § 19, 25 TTDSG.
Dauer der Datenverarbeitung
Die protokollierten Daten werden maximal für die Dauer von sieben Tagen gespeichert und dann gelöscht. Eine längere Speicherung kann im Einzelfall erfolgen, sofern ein sicherheitsrelevanter Verstoß festgestellt wurde. Unabhängig davon ist eine darüber hinausgehende Speicherung möglich. In diesem Fall wird Ihre IP-Adresse gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Soweit die Daten zur Bereitstellung der Internetseite und die Speicherung der Daten in den Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich sind, besteht für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Daten von Promovierenden werden nach der Erhebung bei der Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung (Verwaltung und Durchführung der Promotion, statistische Zwecke, Dokumentationspflichten, Archivzwecke) erforderlich ist, mindestens 5 Jahre nach Beendigung des Promotionsverhältnisses bzw. Abschluss der Promotion, unbenommen bleibt die längere Speicherung zum Zwecke der Erfüllung der Nachweis- und Archivierungspflicht.
Daten von Personen, die an der Verwaltung und Durchführung der Promotion beteiligt sind, werden gelöscht, sobald sie nicht mehr mit der Fakultät für Mathematik, Informatik und Statistik assoziiert sind oder soweit die Daten für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden und keine Nachweis- und Archivierungspflicht besteht.
8. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Bei einer Verarbeitung zu Archivzwecken besteht jedoch kein Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO (vgl. Art. 26 Abs. 4 Satz 1 BayDSG).
Ein Recht zur Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO besteht nicht, wenn die jeweilige Datenverarbeitung nicht aufgrund Einwilligung oder aufgrund Vertrages erfolgt, sondern aufgrund hoheitlicher Tätigkeit.
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Die Art. 18 Abs. 1 Buchst. a, b und d sowie Art. 21 DSGVO sind nicht anzuwenden, soweit diese Rechte voraussichtlich die Verwirklichung der im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecke unmöglich machen oder ernsthaft beeinträchtigen und diese Beschränkung für die Erfüllung der Archivzwecke notwendig ist (Art. 26 Abs. 5 BayDSG).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für die LMU zuständige Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (https://www.datenschutz-bayern.de).
9. Weitere Informationen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformationen dem jeweiligen Stand der Datenverarbeitung und der Technik anzupassen.
Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der allgemeinen Datenschutzerklärung der LMU für den Webauftritt unter https://www.lmu.de/datenschutzerklaerung.